Den delade adressboken

Delad adressbok

Den delade adressboken är ett samarbetsverktyg. Principen och fördelen med ett sådant verktyg är att kunna dela information som innehas av varje medlem i företaget. Kontakterna delas och många processer optimeras.

Varför delar din adressbok?

Din personal är skyldig att regelbundet kontakta kunder och leverantörer av ditt företag och denna information lagras i din privata adressbok?

• Namn, e-postadresser, telefonnummer, du kan välja vilken information du vill dela och vad du vill behålla privat.

Hur fungerar den delade adressboken?

Om du använder ett samarbetsverktyg som eGroupWare eller Open Xchange måste varje användare logga in för att komma åt den delade adressboken. Som företagare kan du hantera användarkonton, vilket ger åtkomst till olika alternativ beroende på olika profiler (skrivskyddad alternativ / lägga till eller radera kontakter).

• Hemma har varje användare en post med sin egen adressbok, tillgänglig för alla, han kan ändra och komplettera den. Som administratör kan du lägga till eller ta bort poster i den delade adressboken.
• För att spara tid när du skapar den delade adressboken är det möjligt att importera en adressbok som redan finns.
• Vissa adressbokar är kopplade till ett meddelandesystem och detta kommer att ge mer effektivitet till systemet.

Kompatibilitetsbegränsningar

Om några av dina kollegor använder sig av olika e-postprogramvaror (Thunderbird, Outlook ... etc) kan delningen av din kontaktbok vara besvärlig. I det här fallet kan du använda en gruppprogramvara.

Dela adressboken i Outlook

• Skapa en ny mapp "delade kontakter" i din offentliga mapp i Outlook
• Högerklicka på mappen "delade kontakter" / Egenskaper / "Åtkomstbehörighet", välj de personer du vill dela din adressbok / Ansök
• Kopiera din privata adressbok till den offentliga mappen / delade kontakter
• Infoga de adresser du vill dela mappen "delade kontakter".
• Ändra åtkomsträttigheterna till mappen "delade kontakter"
• Högerklicka på delad kontakt / Egenskaper /
• "Outlook Adressbok" / Markera alternativet "Visa den här mappen som adressbok för e-post / Ansök
• "Tillstånd till åtkomst / Val av nivåer för olika användare / Ansök
• Med den här metoden kan du bara se kontakterna i mappen Delade kontakter.

Dela adressbok med samarbetsprogram

Gruppprogramvaran eller samarbetsprogrammet låter dina anställda, även på distans, arbeta på samma applikationer från sin egen dator via en internetanslutning.

Flera "groupware" -lösningar finns tillgängliga på marknaden:

• Groupware
• Opengroupware
• Server Open Xchange
• QSMS
• TelmatWeb
• Zimbra

Dessa gruppprogram lösningar går utöver den gemensamma adressboken funktionalitet. Samarbetande programvara låter dig hantera dina kontakter, men även dina möten, projekt, team ... etc